Reloj o Brújula

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En la actualidad la mayoría de las personas nos quejamos porque “No tenemos suficiente tiempo para hacer las cosas” pero en el fondo sabemos que eso no es cierto, el tiempo es la única cosa que es equitativa y justa, todos los seres humanos tenemos 24 horas al día, 168 horas a la semana, 8.736 horas al año, la diferencia real, está en lo que cada uno de nosotros hace con ese tiempo.

Creo que ya van varias décadas que la humanidad ha buscado la manera de optimizar el tiempo, se han creado programas de administración del tiempo y las personas que los realizan sienten que “Han ganado tiempo” gracias a esos cursos. Un amigo mío me dijo una vez: “Desde que hice el curso de administración del tiempo he ganado 2 horas más al día”, yo le pregunte, ¿En serio?, ‘¿ahora tú día tiene 26 horas?, y él respondió, No con cara de que no me entendió la pregunta.

Ciertamente uno no logra ganar horas, las horas son las mismas, lo que hacemos es ser más eficientes con las horas que tenemos y hacer esto es mucho más sencillo de lo que creemos, la palabra clave es PRIORIDADES.

Tener bien claras nuestras prioridades en ocasiones es muy difícil, pero con la práctica podemos saber qué es lo que más importa y dirigir nuestros esfuerzos en esa dirección Goethe decía; “lo que importa más no debe estar a merced de lo que importa menor”, trabajar en las cosas que son Importantes para nosotros en lugar de trabajar en las cosas Urgentes que son importantes pero para otras personas. Por ejemplo, una vez me encontraba realizando una auditoria en una empresa y su programa ya estaba sumamente obsoleto, por lo cual tomaron la decisión de comprar un nuevo sistema que si integraba todo el trabajo que se generaba en la empresa a diferencia del actual sistema que requería de muchísimo trabajo manual, según sus cálculos, el sistema reduciría el trabajo a más del 80%, esa cifra alegro a todos los empleados incluso a los Auditores (menos trabajo para nosotros), cuando salí de ese cliente estaban comenzando con el proceso de instalación.

Regrese a la empresa un año más tarde y el proceso de instalación estaba casi igual que cuando lo deje un año atrás, al preguntar qué había pasado la gerente de contabilidad me informo que sus empleados tenían mucho trabajo como para dedicar tiempo al nuevo sistema. Realice mi trabajo ese año y me fui, al próximo año llegue y ¿a qué no adivinan?, ¡Correcto! el sistema nuevo aún no estaba funcionando, y este año era un poco peor ya que las operaciones habían crecido y por ende el volumen de trabajo.

Me tome la libertad de hablar con el Gerente General y preguntar qué acciones tomaría la empresa, el me comento que tenían estimado contratar a dos personas por tres meses para que ayudaran a colocar la contabilidad al día lo más rápido posible, a lo cual yo le sugerí, que te parece si en vez de contratar a dos personas contratas a tres y colocas a una persona exclusivamente para ir cargando la información al nuevo sistema, claro está si esto no afecta significativamente tus costos, el me respondió que no importaban los costos realmente porque la prioridad era estar al día y de buena manera siguió mi consejo, me retire porque no podía realizar mi trabajo con el atraso que tenia la empresa y pactamos volver tres meses más tarde.

Al regresar me vio y riéndose me dijo, ¿realmente sabias lo que iba a pasar verdad?, me reí y dije, realmente no se dé que me hablas, me dijo, seguí tu consejo, y contrate una persona adicional para que se dedicara de lleno al nuevo sistema y en dos meses estaba casi toda la información base dentro del sistema, al tener la contabilidad al día, coloque a las dos personas nuevas a trabajar con el sistema nuevo y en un mes pudimos acoplar la información manual con la información del nuevo sistema, toda la empresa está trabajando ya en él y se sienten mucho más tranquilos y el volumen de trabajo está en el nivel más bajo de la historia.

La magia esta en cambiar el Reloj para tratar de buscar más horas para realizar nuestro trabajo por una  Brújula que nos dirá cual es realmente el trabajo que debe realizarse, en el ejemplo  no se trataba realmente de buscar más horas hombre de trabajo para realizar la tarea era optimizar el procedimiento con el nuevo sistema que a la larga traería el mejor resultado.

Como Líder trate siempre de verificar su brújula y hacer los cambios necesarios para que sus procesos siempre sean óptimos y evitar desperdiciar el tiempo que tenemos ya que como vimos no podemos “Ganar” más tiempo solo podemos, optimizar el tiempo que tenemos.

Hasta la próxima

Jimmy Canelones

@jimmycanelones

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