El secreto para una buena reunión, es la reunión celebrada antes.

Un Líder debe dedicarle tiempo a sus subordinados, escucharlos y planear acciones juntos para que ellos aprendan a tomar decisiones y dirigir, reunirse con regularidad con su grupo ira solidificando su relación con ellos, pero he visto mucho casos en el cual los líderes se reunen muchisimo con su equipo y pareciera que no reciben un buen rendimiento de dichas reuniones, el caso más ilustrativo de este punto lo vi en una oportunidad cuando fui a realizar una consultoría en una empresa de servicios, habian muchas reuniones pero parecia que esas reuniones realmente no tenian ningún impacto significativo en  la empresa, la razón fundamental de estos resultados  es el trabajo  que debe ocurrir antes de cada reunión.

Antes de cada reunión usted debe preparse para sacar el mayor provecho, dedique un tiempo importante para esa preparación, haga esto no solo cuando se reuna con sus empleados, hagalo también para reunirse con sus superiores, no importa lo corta o informal que sea la reunión, la preparación previa le dará una ventaja y sacara el mayor beneficio a cada reunión, convierta cada reunión en un momento de aprendizaje.

Si no se imagina el poder de la preparación previa tome el caso del estudio, usted seguramente habra realizado algun curso de capacitación, cuando usted hace un curso tiene dos maneras de realizar este curso con preparación previa o sin ella, haga la prueba la próxima vez que realice un curso, dedique una hora un dia antes del curso a investigar el tema que van a tocar en  el curso, puedo incluir información de la institución que dictara el curso y del instructor que lo dictará, usted vera como la capacitación mejora notablemente.

Yo tengo una regla general para la capacitación previa para cada actividad que realizo es muy raro cuando no hago la preparación previa, mi regla es la siguientes;

Para curso de capacitación: 30 minutos por cada hora de curso, si asisto a un curso de 08 horas hago una preparación prevía de 04 horas. Para reuniones con mis empleados: 10 minutos por cada 5 minutos que estime durará mi exposición con ellos. Para reuniones con mis superiores: 10 minutos por cada minuto que ocupe de su tiempo. Para las clases que dicto: 02 horas por cada 45 minutos de duración de la clase.

Esta fórmula me ha servido para sacar el máximo beneficio a las reuniones que tengo, la diferencia que usted percibirá sera enorme, lo más importante es que esta práctica con el tiempo se ira mejorando y cuando usted se prepara por ejemplo para un curso de 08 horas, la primera vez las 04 horas de investigación le alcanzaran para leer algunos conceptos y otros fracmentos de información, pero luego de un tiempo la cantidad de información que usted sera capaz de encontrar en 04 horas estará muy por encima de la información que seguramente le darán en el curso entero, esta práctica le ayudara en su vida profesional como pocas.

La preparación previa también es algo que los demás notaran, por ejemplo sus superiores sabran que reunirse con usted no es perder tiempo, sus empleados sabran que aprenderan en cada reunión, cuando este en un curso en pocos minutos usted será una referencia en el salon y cuando de clases sus alumnos se sentiran valorados porque sentiran que usted esta bien preparado.

Cuando usted por ejemplo desea reunirse con un superior para plantearle un problema, si usted no se prepara previamente se sentara en la silla y expondrá el problema, el jefe comenzará a interrogarlo y usted posiblemente no podra responder a todas las preguntas y seguramente lo mandaran a investigar algunos puntos antes de que su jefe tome alguna decisión, si por el contrario usted hace una preparación previa, usted seguramente analizará algunos factores del problema, sabra la gravedad del problema y puede incluso pensar en algunas posibles soluciones, usted se reunira con su jefe, expondrá el problema, le dira que factores cree usted que ocasionaron el problema y las posible soluciones que usted ve al problema, si su jefe es una persona muy ocupada, esa preparación previa le dara al jefe más opciones ya que usted realizo un trabajo importante y seguramente tomara una de las posibles soluciones que usted tomo, eso lo convierte a usted en un líder capaz de manejar crisis y buscar soluciones a los problemas y no un simple mensajero de problemas.

Hasta la próxima

Jimmy Canelones

@LiderActivo

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